Facturación en Contingencia
Última actualización: 19 de enero de 2025
La contingencia es el procedimiento que permite continuar facturando cuando hay problemas de conexión con la DIAN o cuando sus servicios no están disponibles.
¿Cuándo aplica la contingencia?
- Falla en la conexión a internet de tu establecimiento
- Servicios DIAN no disponibles (mantenimiento, saturación)
- Problemas técnicos en la plataforma de validación
- Certificado digital temporalmente inaccesible
Importante
La contingencia es una excepción temporal. Apenas se restablezca la conexión, debes transmitir los documentos pendientes a DIAN.
Tipos de contingencia
1. Contingencia por fallas tecnológicas del facturador
Cuando el problema es de tu lado (internet, servidor, etc.):
- Puedes emitir facturas en modo contingencia
- Tienes 48 horas para transmitir a DIAN una vez se restablezca el servicio
- Debes conservar evidencia de la falla
2. Contingencia por fallas en servicios DIAN
Cuando el problema es del lado de la DIAN:
- La DIAN publica avisos de contingencia en su portal
- El plazo de transmisión se extiende automáticamente
- No requiere justificación adicional
Facturar en contingencia con Cyclora
Paso 1: Activar modo contingencia
- Ve a Configuración → Facturación
- En la sección “Estado de conexión” verás el indicador
- Si hay problemas, aparecerá opción “Activar Contingencia”
- Confirma la activación
Detección automática
Cyclora detecta automáticamente cuando DIAN no responde e indica el estado de conexión en tiempo real.
Paso 2: Generar facturas en contingencia
Durante la contingencia:
- Crea la factura normalmente
- El sistema la marca como “Pendiente de transmisión”
- Se genera el PDF con marca de contingencia
- La factura queda en cola para envío posterior
Paso 3: Transmisión posterior
Cuando se restablece la conexión:
- Cyclora detecta la recuperación automáticamente
- Las facturas pendientes se envían en orden cronológico
- Recibes notificación del estado de cada transmisión
- Las facturas aprobadas se actualizan con el CUFE definitivo
Numeración en contingencia
Durante la contingencia se usa la misma numeración autorizada:
| Aspecto | Comportamiento |
|---|---|
| Prefijo | Se mantiene el mismo |
| Consecutivo | Continúa la secuencia normal |
| CUFE | Se genera al transmitir a DIAN |
| Fecha | Fecha real de la transacción |
No saltar números
Nunca dejes huecos en la numeración. Si una factura en contingencia es rechazada, debes generar nota crédito, no reutilizar el número.
Documentar la contingencia
Es importante conservar evidencia de la contingencia:
Registro automático en Cyclora
El sistema registra automáticamente:
- Hora de inicio de la contingencia
- Motivo detectado
- Facturas emitidas durante el período
- Hora de finalización
- Resultado de transmisión posterior
Reporte de contingencias
- Ve a Facturación → Reportes → Contingencias
- Selecciona el rango de fechas
- Descarga el reporte en PDF o Excel
- Conserva como soporte ante posibles requerimientos
Estados durante contingencia
| Estado | Descripción |
|---|---|
| En contingencia | Factura generada, pendiente de transmisión |
| Transmitiendo | Enviando a DIAN |
| Validada | DIAN aprobó la factura |
| Rechazada | DIAN rechazó, requiere corrección |
Qué hacer si DIAN rechaza una factura de contingencia
- Revisa el error específico reportado por DIAN
- No modifiques la factura original (ya fue entregada al cliente)
- Genera nota crédito para anular la factura rechazada
- Crea nueva factura con los datos corregidos
- Transmite ambos documentos (nota crédito y nueva factura)
Límites y consideraciones
| Aspecto | Límite |
|---|---|
| Tiempo máximo en contingencia | 48 horas (falla propia) |
| Facturas acumulables | Sin límite |
| Plazo para transmitir | 48 horas post-recuperación |
Buena práctica
Revisa periódicamente el estado de conexión con DIAN. Cyclora muestra un indicador en el dashboard de facturación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo entregar la factura al cliente durante contingencia?
Sí. La factura es válida, solo que el CUFE definitivo se asignará cuando se transmita a DIAN. El cliente puede verificarla posteriormente.
¿Qué pasa si la contingencia dura más de 48 horas?
Debes documentar la causa y transmitir apenas sea posible. En casos excepcionales, contacta a DIAN para reportar la situación.
¿La contingencia afecta las notas crédito y débito?
Sí, el mismo procedimiento aplica para todos los documentos electrónicos.