Documento Soporte
Última actualización: 19 de enero de 2025
El documento soporte es un documento electrónico que debes generar cuando adquieres bienes o servicios de personas o entidades no obligadas a expedir factura.
¿Cuándo se usa?
Genera un documento soporte cuando compras a:
- Personas naturales no responsables de IVA
- Proveedores informales de repuestos o componentes
- Prestadores de servicios ocasionales (mecánicos independientes, técnicos)
- Pequeños comerciantes del régimen simplificado
Obligatorio
Sin el documento soporte no podrás deducir el gasto en tu contabilidad ni soportar el costo ante la DIAN.
Ejemplo práctico en Cyclora
Escenario: Compras repuestos de bicicleta a un proveedor informal por $500.000.
- El proveedor no está obligado a facturar
- Tú como comprador generas el documento soporte
- El documento se transmite a DIAN
- Puedes deducir el gasto en tu contabilidad
Crear Documento Soporte
Paso 1: Acceder al módulo
- Ve a Facturación → Documento Soporte
- Click en “Nuevo Documento Soporte”
Paso 2: Datos del vendedor
| Campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Tipo documento | CC, NIT, etc. | Cédula de Ciudadanía |
| Número documento | Identificación del vendedor | 1234567890 |
| Nombre completo | Nombre o razón social | Juan Pérez |
| Dirección | Ubicación del vendedor | Cra 10 #20-30, Bogotá |
| Teléfono | Contacto (opcional) | 3001234567 |
Datos del vendedor
Aunque el vendedor no esté obligado a facturar, debes registrar sus datos completos para el documento soporte.
Paso 3: Detalle de la compra
Agrega los productos o servicios adquiridos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Descripción | Detalle del bien o servicio |
| Cantidad | Unidades adquiridas |
| Valor unitario | Precio por unidad |
| Total | Calculado automáticamente |
Paso 4: Generar y transmitir
- Revisa los datos ingresados
- Click en “Generar Documento Soporte”
- El sistema transmite automáticamente a DIAN
- Recibes confirmación con el CUDE (Código Único de Documento Soporte)
Información requerida por DIAN
El documento soporte debe contener:
- Fecha de operación
- Datos del adquirente (tu empresa)
- Datos del vendedor (proveedor no obligado)
- Descripción de bienes o servicios
- Valor de la operación
- Forma de pago
- Firma electrónica
Nota de Ajuste al Documento Soporte
Si necesitas corregir un documento soporte ya transmitido:
Nota de ajuste que disminuye
- Cuando el valor real fue menor al reportado
- Devolución parcial de mercancía
- Descuento posterior
Nota de ajuste que aumenta
- Cuando el valor real fue mayor al reportado
- Servicios adicionales no incluidos
Consultar Documentos Soporte
- Ve a Facturación → Documento Soporte
- Usa los filtros disponibles:
- Por fecha
- Por proveedor
- Por estado DIAN
- Click en cualquier documento para ver detalles
Estados del Documento
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | Aún no transmitido |
| Enviado | Transmitido a DIAN, esperando respuesta |
| Aprobado | Validado por DIAN exitosamente |
| Rechazado | DIAN encontró errores, revisar y corregir |
Consejo
Genera el documento soporte el mismo día de la transacción para evitar inconsistencias en fechas.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si no genero el documento soporte?
El gasto no será deducible de tu renta y podrías tener problemas en una auditoría de la DIAN.
¿El vendedor debe firmar algo?
No. El documento soporte lo genera y firma electrónicamente el comprador (tú), no el vendedor.
¿Hay límite de valor?
No hay límite. Debes generar documento soporte para cualquier compra a no obligados a facturar, sin importar el monto.